1. Objet de la présente politique

La présente politique de confidentialité explique comment la société VANDIS collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel des personnes qui consultent le site byvandis.com, créent un compte, passent une commande, utilisent les services proposés par ByVANDIS ou communiquent avec son équipe.

Elle s’applique notamment :

·         à la navigation sur le site ;

·         à la création et à la gestion d’un compte client ;

·         aux commandes, paiements, livraisons et retours ;

·         au programme de fidélité V&Vous ;

·         au diagnostic capillaire personnalisé ;

·         aux formulaires de contact ;

·         aux avis clients ;

·         aux inscriptions aux communications commerciales ;

·         aux cookies et autres traceurs utilisés sur le site.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données est :

VANDIS
Société à responsabilité limitée à associé unique
Au capital social de 10 000 euros
Immatriculée au RCS de Chambéry sous le numéro 384 271 417

Siège social :

ZAC de la Peysse
73000 Barberaz – France

SIREN : 384 271 417
SIRET : 384 271 417 00030
TVA intracommunautaire : FR12 384 271 417

Téléphone : 04 79 33 53 60
Adresse électronique : contact@byvandis.com

VANDIS détermine les finalités et les moyens essentiels des traitements réalisés dans le cadre de l’exploitation du site byvandis.com.

3. Données personnelles susceptibles d’être collectées

Selon la manière dont vous utilisez le site et ses services, VANDIS peut collecter les catégories de données suivantes.

Données d’identification et de contact

Il peut notamment s’agir de vos :

·         nom et prénom ;

·         adresse électronique ;

·         numéro de téléphone ;

·         adresses de facturation et de livraison ;

·         civilité, lorsqu’elle est demandée ;

·         informations renseignées dans vos messages.

Données relatives au compte client

Ces données peuvent comprendre :

·         les identifiants nécessaires à la création et à la gestion du compte ;

·         les préférences enregistrées ;

·         l’historique des commandes ;

·         les adresses enregistrées ;

·         les demandes et échanges avec le service client.

Les mots de passe sont traités au moyen des dispositifs de sécurité proposés par Shopify. VANDIS n’a pas accès à votre mot de passe en clair.

Données relatives aux commandes

Ces données peuvent comprendre :

·         les produits consultés, ajoutés au panier ou commandés ;

·         les montants des commandes ;

·         les réductions et codes promotionnels utilisés ;

·         les modalités de livraison choisies ;

·         l’historique des achats, retours, remboursements et réclamations ;

·         les informations nécessaires à la facturation ;

·         les références et statuts de paiement.

Données de paiement

Les paiements sont traités par des prestataires de paiement sécurisés, notamment PayPlug, ainsi que, le cas échéant, par les autres solutions de paiement effectivement proposées au moment de la commande.

VANDIS ne conserve pas les numéros complets de cartes bancaires ni les cryptogrammes de sécurité. Ces données sont directement traitées par le prestataire de paiement concerné.

VANDIS reçoit uniquement les informations nécessaires au suivi de la transaction, telles que la confirmation ou le refus du paiement, son montant, sa date et une référence de transaction.

Données relatives au programme V&Vous

Lorsque vous adhérez au programme de fidélité V&Vous, VANDIS peut traiter :

·         votre identité et vos coordonnées ;

·         votre numéro ou identifiant de membre ;

·         votre historique de points ;

·         les récompenses et avantages attribués ou utilisés ;

·         les informations relatives au parrainage ;

·         les codes de parrainage et l’identité des personnes concernées ;

·         votre date d’anniversaire, si vous choisissez volontairement de la renseigner afin de bénéficier de l’avantage éventuellement proposé à cette occasion.

La date d’anniversaire et la participation aux opérations facultatives ne sont pas nécessaires pour passer une commande.

Données relatives au diagnostic capillaire

Lorsque vous réalisez un diagnostic capillaire, VANDIS peut traiter :

·         vos réponses aux questions concernant vos cheveux et votre cuir chevelu ;

·         la nature, la texture et l’épaisseur de vos cheveux ;

·         les traitements chimiques ou techniques réalisés ;

·         vos habitudes de lavage, de soin, de coiffage et d’utilisation de chaleur ;

·         vos principales préoccupations et vos objectifs capillaires ;

·         le profil capillaire résultant de vos réponses ;

·         les recommandations de produits et de soins qui vous sont proposées ;

·         votre adresse électronique lorsqu’elle est nécessaire pour vous transmettre le résultat.

Le diagnostic capillaire ByVANDIS est un service de conseil cosmétique. Il ne constitue pas un diagnostic médical ou dermatologique et n’a pas pour objet de collecter des données médicales.

Nous vous demandons de ne pas communiquer, dans les champs libres ou dans vos messages, d’informations médicales qui ne seraient pas nécessaires à votre demande.

Données relatives aux communications commerciales

Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter ou acceptez de recevoir des offres, VANDIS peut traiter :

·         votre adresse électronique ;

·         votre numéro de téléphone, lorsque vous avez accepté les communications par SMS ;

·         vos préférences de communication ;

·         la date et la preuve de votre inscription ;

·         les communications envoyées ;

·         les ouvertures, clics ou interactions avec les messages, sous réserve des paramètres applicables et de votre consentement lorsqu’il est requis.

Données relatives au service client

Lorsque vous contactez VANDIS, nous pouvons conserver :

·         votre identité et vos coordonnées ;

·         le contenu de votre demande ;

·         les pièces ou photographies que vous transmettez ;

·         les réponses apportées ;

·         les informations nécessaires au traitement d’une réclamation, d’un retour ou d’un remboursement.

Données techniques et de navigation

Lors de votre navigation, certaines informations peuvent être recueillies automatiquement :

·         adresse IP ;

·         type d’appareil ;

·         système d’exploitation ;

·         navigateur utilisé ;

·         langue et fuseau horaire ;

·         pages consultées ;

·         date et durée de la visite ;

·         événements de navigation ;

·         identifiants techniques et cookies ;

·         données nécessaires à la sécurité et à la prévention des fraudes.

4. Origine des données

Les données sont principalement collectées :

·         directement auprès de vous lorsque vous remplissez un formulaire, créez un compte, passez une commande ou utilisez un service ;

·         automatiquement lors de votre navigation, au moyen des cookies et technologies similaires ;

·         auprès des prestataires techniques intervenant pour le compte de VANDIS ;

·         auprès des prestataires de paiement et de livraison ;

·         auprès de la personne qui vous parraine dans le cadre du programme V&Vous, lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du parrainage.

5. Finalités et bases légales des traitements

Gestion des commandes et de la relation contractuelle

Vos données sont utilisées pour :

·         enregistrer et traiter votre commande ;

·         vérifier et suivre le paiement ;

·         préparer et expédier les produits ;

·         vous informer du suivi de la livraison ;

·         gérer les retours, remboursements, réclamations et garanties ;

·         communiquer avec vous au sujet de votre commande ;

·         gérer votre compte client.

La base légale de ces traitements est l’exécution du contrat de vente ou la mise en œuvre de mesures prises à votre demande avant la conclusion du contrat.

Facturation et obligations comptables

Les données sont utilisées afin :

·         d’établir les factures ;

·         de tenir la comptabilité ;

·         de conserver les justificatifs des transactions ;

·         de respecter les obligations fiscales, comptables et réglementaires applicables.

La base légale est le respect des obligations légales de VANDIS.

Gestion du programme V&Vous

Les données sont utilisées pour :

·         enregistrer votre adhésion ;

·         calculer et gérer vos points ;

·         attribuer et utiliser les avantages ;

·         gérer les parrainages ;

·         communiquer avec vous au sujet du programme ;

·         prévenir les abus ou utilisations frauduleuses.

La base légale est l’exécution des conditions du programme V&Vous que vous avez acceptées.

La prévention des abus et des fraudes repose également sur l’intérêt légitime de VANDIS à protéger son programme de fidélité.

Réalisation du diagnostic capillaire

Les réponses sont utilisées pour :

·         analyser les caractéristiques et besoins capillaires que vous avez déclarés ;

·         déterminer un profil correspondant à vos réponses ;

·         générer un résultat personnalisé ;

·         proposer des conseils et des produits adaptés ;

·         transmettre le résultat par voie électronique lorsque vous en faites la demande ;

·         améliorer la pertinence du diagnostic et des recommandations.

Lorsque vous demandez simplement à recevoir votre diagnostic, le traitement repose sur l’exécution du service demandé ou de mesures précontractuelles prises à votre demande.

Lorsque le diagnostic est associé à une prestation payante, le traitement repose sur l’exécution du contrat correspondant.

L’utilisation de votre adresse électronique pour vous envoyer ultérieurement des offres commerciales reste distincte du diagnostic et repose sur votre consentement ou sur les règles applicables aux communications adressées aux clients existants.

Fonctionnement automatisé du diagnostic

Le résultat du diagnostic peut être généré automatiquement à partir des réponses que vous avez sélectionnées, au moyen de règles de correspondance préétablies.

Ce traitement automatisé sert uniquement à fournir des conseils et des recommandations de produits. Il ne produit aucun effet juridique à votre égard et n’a pas d’effet significatif comparable sur votre situation.

Vous pouvez contacter VANDIS pour demander des explications, signaler une erreur ou obtenir un conseil complémentaire.

Réponse aux demandes de contact

Les données transmises dans les formulaires ou par courrier électronique sont utilisées pour :

·         répondre à vos questions ;

·         vous conseiller ;

·         traiter vos demandes ;

·         assurer le suivi des échanges.

Selon l’objet de votre demande, la base légale est :

·         l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles ;

·         le respect d’une obligation légale ;

·         ou l’intérêt légitime de VANDIS à répondre aux personnes qui la contactent.

Communications commerciales

VANDIS peut utiliser vos coordonnées pour vous adresser :

·         des actualités ;

·         des conseils capillaires ;

·         des offres promotionnelles ;

·         des informations sur les produits ;

·         des avantages liés au programme V&Vous ;

·         des rappels ou communications personnalisées.

Pour les personnes qui ne sont pas encore clientes, les communications commerciales électroniques sont adressées sur la base de leur consentement préalable.

Pour les clients existants, VANDIS peut adresser des offres relatives à des produits ou services analogues à ceux déjà achetés, dans les conditions autorisées par la réglementation, sur la base de son intérêt légitime à développer et entretenir sa relation commerciale.

Vous pouvez vous opposer à ces communications à tout moment, notamment en utilisant le lien de désabonnement figurant dans chaque message électronique.

Amélioration du site et personnalisation

Les données de navigation peuvent être utilisées pour :

·         comprendre l’utilisation du site ;

·         mesurer ses performances ;

·         corriger les erreurs ;

·         améliorer l’ergonomie ;

·         présenter des produits ou contenus susceptibles de vous intéresser.

Ces traitements reposent :

·         sur l’intérêt légitime de VANDIS lorsqu’ils sont strictement nécessaires au fonctionnement, à la sécurité ou à une mesure d’audience exemptée de consentement ;

·         sur votre consentement lorsqu’ils nécessitent l’utilisation de cookies ou de traceurs non essentiels.

Sécurité et prévention de la fraude

Les données peuvent être utilisées pour :

·         sécuriser les comptes et les transactions ;

·         détecter des comportements suspects ;

·         prévenir les paiements frauduleux ;

·         lutter contre les abus ;

·         protéger le site et ses utilisateurs ;

·         établir, exercer ou défendre les droits de VANDIS.

Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de VANDIS à sécuriser ses activités, ses clients et ses services.

Gestion des avis clients

Lorsque vous publiez ou transmettez un avis, les données sont utilisées pour :

·         vérifier, modérer et publier l’avis ;

·         lutter contre les avis frauduleux ;

·         répondre à l’avis ;

·         améliorer les produits et services.

La publication résulte de votre démarche volontaire. La modération et la lutte contre la fraude reposent sur l’intérêt légitime de VANDIS.

6. Caractère obligatoire ou facultatif des informations

Les champs identifiés par un astérisque ou signalés comme obligatoires doivent être renseignés pour permettre le traitement de votre demande.

À défaut de fournir les informations nécessaires :

·         une commande peut ne pas pouvoir être enregistrée, payée ou livrée ;

·         un compte client peut ne pas pouvoir être créé ;

·         une demande peut ne pas pouvoir être traitée ;

·         un diagnostic peut ne pas pouvoir être établi ou transmis ;

·         l’adhésion au programme V&Vous peut ne pas pouvoir être finalisée.

Les informations relatives aux communications commerciales, à la date d’anniversaire ou à certaines préférences sont facultatives, sauf indication contraire clairement portée à votre connaissance.

7. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui ont besoin d’en connaître pour exercer leurs fonctions.

Elles peuvent être transmises :

·         au personnel habilité de VANDIS ;

·         à Shopify, qui fournit la plateforme de commerce électronique et les services associés ;

·         aux prestataires de paiement, notamment PayPlug ;

·         aux établissements bancaires concernés par les transactions ;

·         aux transporteurs et prestataires de livraison, notamment GLS, Mondial Relais et Colissimo ;

·         aux prestataires de messagerie électronique et de gestion des communications, notamment Klaviyo lorsqu’il est utilisé ;

·         à Typeform pour la collecte des réponses au diagnostic capillaire ;

·         à Zapier ou Make pour l’automatisation sécurisée des échanges entre les outils utilisés ;

·         aux prestataires techniques chargés de l’hébergement, de la maintenance, de la sécurité, de l’analyse d’audience ou de l’assistance ;

·         au prestataire technique utilisé pour le programme V&Vous ;

·         aux conseils professionnels de VANDIS, notamment ses avocats, experts-comptables ou assureurs, lorsque cela est nécessaire ;

·         aux administrations, juridictions ou autorités compétentes lorsque la loi l’impose.

Ces destinataires ne reçoivent que les données nécessaires à l’exécution de leurs missions.

VANDIS ne vend ni ne loue les données personnelles de ses clients et utilisateurs.

8. Relation avec Shopify

Le site et la boutique en ligne sont exploités au moyen de la plateforme Shopify.

Dans le cadre du fonctionnement de la boutique, Shopify traite des données pour le compte de VANDIS afin notamment :

·         d’héberger et d’afficher le site ;

·         de gérer les comptes, paniers et commandes ;

·         de sécuriser les transactions ;

·         de fournir les fonctionnalités techniques de la boutique.

Pour certaines fonctionnalités propres à sa plateforme, Shopify peut également déterminer ses propres finalités et agir en qualité de responsable du traitement distinct.

Les traitements réalisés directement par Shopify sont soumis à sa propre politique de confidentialité.

9. Transferts de données en dehors de l’Espace économique européen

Certains prestataires utilisés par VANDIS, notamment Shopify, Typeform, Zapier, Klaviyo ou certains prestataires techniques, peuvent traiter ou rendre accessibles des données depuis des pays situés en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque de tels transferts ont lieu, VANDIS et ses prestataires veillent à ce qu’ils soient encadrés par un mécanisme reconnu par la réglementation, notamment :

·         une décision d’adéquation de la Commission européenne ;

·         les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;

·         ou toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation.

Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à VANDIS à l’adresse contact@byvandis.com.

10. Durées de conservation

VANDIS ne conserve les données que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis, si nécessaire, pendant les durées permettant de respecter ses obligations légales ou de défendre ses droits.

Compte client et relation commerciale

Les données du compte sont conservées pendant toute la durée de son utilisation.

En cas d’inactivité, les données utilisées pour la gestion de la relation commerciale peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans à compter de la dernière commande ou du dernier contact actif, sauf obligation légale nécessitant une conservation plus longue.

Le client peut demander la fermeture de son compte à tout moment.

Commandes, factures et pièces comptables

Les données et documents devant être conservés au titre des obligations comptables et commerciales sont archivés pendant dix ans.

Données de paiement

VANDIS ne conserve pas les données bancaires complètes.

Les références et justificatifs nécessaires au suivi de la transaction sont conservés pendant la durée nécessaire à son traitement, puis pendant les délais légaux applicables en matière de contestation et de preuve.

Programme V&Vous

Les données nécessaires au programme sont conservées pendant toute la durée de l’adhésion.

À la fin de l’adhésion, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois ans, sous réserve des justificatifs qui doivent être archivés plus longtemps en raison d’une obligation comptable ou d’un litige.

Diagnostic capillaire

Les réponses, profils et résultats du diagnostic sont conservés pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter du diagnostic ou du dernier contact actif.

Vous pouvez demander leur suppression plus tôt, sous réserve des données que VANDIS doit conserver pour respecter une obligation légale ou traiter un litige.

Formulaires et service client

Les demandes et échanges sont conservés pendant le temps nécessaire à leur traitement, puis pendant une durée maximale de trois ans à compter du dernier échange.

Les informations relatives à une commande peuvent être conservées pendant les durées applicables à cette commande.

Newsletter et prospection commerciale

Les données utilisées pour la prospection sont conservées :

·         jusqu’au retrait de votre consentement ou à votre désabonnement ;

·         ou pendant une durée maximale de trois ans après votre dernier contact actif avec VANDIS.

Une information minimale peut être conservée sur une liste d’opposition afin de respecter durablement votre demande de ne plus recevoir de communications.

Sécurité et journaux techniques

Les journaux techniques nécessaires à la sécurité sont conservés pendant une durée proportionnée à leur finalité, généralement limitée à douze mois, sauf nécessité liée à un incident de sécurité, une fraude ou un contentieux.

Cookies

Les durées propres aux cookies sont précisées dans l’outil de gestion des préférences.

Le choix d’accepter ou de refuser les cookies est en principe conservé pendant une durée maximale de six mois.

La durée de vie des traceurs de mesure d’audience est limitée à la durée strictement nécessaire et, lorsqu’ils bénéficient d’une exemption de consentement, n’excède pas en principe treize mois. Les informations correspondantes ne sont pas conservées au-delà de vingt-cinq mois.

11. Cookies et autres traceurs

Le site utilise différents types de cookies.

Cookies strictement nécessaires

Ils permettent notamment :

·         le fonctionnement du panier ;

·         la mémorisation de la session ;

·         la connexion au compte ;

·         la sécurisation du paiement ;

·         la prévention de la fraude ;

·         l’enregistrement des choix en matière de confidentialité.

Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement lorsqu’ils sont strictement nécessaires au service demandé.

Cookies de mesure d’audience

Ils permettent de comprendre comment les visiteurs utilisent le site et d’améliorer son fonctionnement.

Selon leur configuration et leur finalité, ils peuvent être déposés sur la base de l’intérêt légitime ou nécessiter votre consentement préalable.

Cookies de personnalisation et de publicité

Ils peuvent permettre :

·         de personnaliser les contenus ;

·         de mesurer les performances des campagnes ;

·         de limiter la répétition des publicités ;

·         de présenter des annonces correspondant davantage à vos centres d’intérêt.

Ils ne sont déposés qu’après avoir recueilli votre consentement lorsque celui-ci est requis.

Lors de votre première visite, vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les cookies non essentiels.

Vous pouvez modifier votre choix à tout moment au moyen du lien ou du module « Gérer mes cookies » accessible sur le site.

Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas de consulter le site ou de passer une commande, mais certaines fonctionnalités facultatives peuvent être limitées.

12. Sécurité des données

VANDIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre :

·         la perte ;

·         l’altération ;

·         l’accès non autorisé ;

·         la divulgation ;

·         l’utilisation abusive ;

·         la destruction accidentelle ou illicite.

Ces mesures comprennent notamment la limitation des accès, l’utilisation de connexions sécurisées, la sécurisation de la boutique par Shopify et le recours à des prestataires spécialisés.

Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, VANDIS invite les utilisateurs à protéger leurs identifiants, à choisir un mot de passe suffisamment robuste et à ne jamais communiquer leurs informations de connexion.

13. Vos droits

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez exercer, selon les circonstances :

·         un droit d’accès à vos données ;

·         un droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;

·         un droit à l’effacement ;

·         un droit à la limitation du traitement ;

·         un droit d’opposition, notamment à la prospection commerciale ;

·         un droit à la portabilité des données ;

·         un droit de retirer votre consentement à tout moment ;

·         un droit de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause les traitements réalisés avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à :

VANDIS – ByVANDIS
ZAC de la Peysse
73000 Barberaz – France

ou par courrier électronique à :

contact@byvandis.com

Afin de protéger vos données, VANDIS peut demander des informations permettant de vérifier votre identité lorsqu’un doute raisonnable existe.

VANDIS répondra à votre demande dans le délai prévu par la réglementation, en principe dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou lorsque plusieurs demandes sont reçues simultanément. Vous en serez alors informé.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après avoir contacté VANDIS, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à :

Commission nationale de l’informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07 – France

15. Sites externes et réseaux sociaux

Le site peut contenir des liens ou des contenus provenant de sites tiers ou de réseaux sociaux.

Lorsque vous consultez ces contenus ou quittez le site byvandis.com, les données peuvent être traitées conformément aux politiques de confidentialité des tiers concernés.

VANDIS ne contrôle pas les traitements réalisés directement par ces sites externes et vous invite à consulter leurs propres politiques.

16. Données relatives aux mineurs

Le site n’est pas spécifiquement destiné aux mineurs.

Les mineurs ne disposant pas de la capacité juridique nécessaire doivent utiliser le site et passer commande avec l’autorisation et sous la responsabilité de leur représentant légal.

VANDIS ne collecte pas sciemment de données concernant des enfants à des fins de prospection commerciale.

17. Modification de la politique

VANDIS peut modifier la présente politique afin de tenir compte :

·         d’une évolution légale ou réglementaire ;

·         d’un changement dans les services proposés ;

·         de l’ajout ou du retrait d’un prestataire ;

·         d’une évolution du fonctionnement du site.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de sa consultation.

Dernière mise à jour : 13 juin 2026